Tietosuojaseloste
Tärkeimmät asiat lyhyesti
- Meeting Park Group Oy ylläpitää Meeting Park -verkkopalvelua ja välittää asiakkaan tekemän varauksen varauksessa nimetylle tilan tai palvelun tarjoajalle.
- Asiakas näkee palveluntarjoajan jo tilaan tai palveluun tutustuessaan. Sopimuskumppani ja laskuttaja ilmoitetaan myös varausvahvistuksessa.
- Varaustietoja annetaan vain kyseisen varauksen palveluntarjoajalle sekä sellaisille teknisille palveluntarjoajille, joiden on käsiteltävä tietoja Meeting Parkin lukuun.
- Meeting Park ei myy henkilötietoja eikä anna niitä ulkopuolisille näiden omaa markkinointia varten.
- Maksu suoritetaan varausvahvistuksessa nimetylle palveluntarjoajalle. Meeting Park -verkkopalvelu ei pyydä eikä tallenna maksukortin numeroita, kortin turvakoodeja, verkkopankkitunnuksia tai henkilötunnuksia.
- Sivustolla ei tällä hetkellä käytetä analytiikka- tai markkinointievästeitä. Käytössä ovat vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömät evästeet.
1. Ketä tämä käytäntö koskee?
Tämä tietosuojakäytäntö koskee Meeting Park -verkkopalvelun kävijöitä ja käyttäjiä, kuten:
- varaajia ja muita varaukseen liittyviä yhteyshenkilöitä;
- yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhteyshenkilöitä;
- käyttäjätilin haltijoita, kun käyttäjätilit otetaan käyttöön;
- asiakaspalveluun yhteyttä ottavia henkilöitä; sekä
- uutiskirjeen tilaajia.
Tämä käytäntö kertoo Meeting Park Group Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä. Varausvahvistuksessa nimetty palveluntarjoaja vastaa omasta käsittelystään esimerkiksi palvelun toteuttamisen, laskutuksen, kirjanpidon, kulunvalvonnan tai kameravalvonnan yhteydessä.
2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Meeting Park Group OyY-tunnus: 2869233-6
Käyntiosoite: Mechelininkatu 3 C, 00100 Helsinki
Postiosoite: PL 275, 00101 Helsinki
Sähköposti: support@meetingpark.fi
Puhelin: +358 10 5011 501
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö on toimitusjohtaja Kare Casals.
Tietosuojaa tai omia henkilötietoja koskevan pyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen support@meetingpark.fi. Sähköpostin aiheeksi voi kirjoittaa ”Tietosuojapyyntö”.
3. Meeting Parkin ja palveluntarjoajan roolit
Meeting Park Group Oy
Vastaa verkkopalvelun ylläpitoon, varausten välittämiseen ja hallintaan, asiakaspalveluun, tietoturvaan, yritysasiakkuuksiin ja omaan markkinointiinsa liittyvästä henkilötietojen käsittelystä.
Palveluntarjoaja
Vastaa tiedoista, joita se tarvitsee palvelun toimittamiseen, turvallisuuteen, laskutukseen, kirjanpitoon ja muiden lakisääteisten velvollisuuksiensa hoitamiseen.
Palveluntarjoaja voi olla Meeting Park -konserniin kuuluva yhtiö tai konsernin ulkopuolinen yritys.
Meeting Park Group Oy ei tällä hetkellä ole varausvahvistuksessa nimetty tilan tai palvelun tarjoaja eikä laskuttaja. Jos tämä muuttuu, tietosuojakäytäntö päivitetään ennen uuden käsittelyn aloittamista.
4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, miten palvelua käytetään.
4.1 Yhteys- ja asiakastiedot
- nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
- yrityksen tai muun yhteisön nimi, Y-tunnus ja henkilön tehtävä organisaatiossa;
- osoite sekä varauksen laskutusta varten tarvittavat yritys- ja laskutusyhteystiedot; ja
- asiakasnumero tai muu sisäinen tunniste.
4.2 Varaustiedot
- varauksen ajankohta, kesto, tila, hinta ja henkilömäärä;
- varatut tilat ja palvelut;
- varaaja ja muut varaukseen liittyvät yhteyshenkilöt;
- asiakkaan pyytämät tarjoilu-, tekniikka-, esteettömyys- ja muut järjestelyt;
- varauksen muutokset ja peruutukset; sekä
- varausvahvistus sekä varaukseen liittyvä viestintä ja käsittelyhistoria.
Erityisruokavalio- ja allergiatiedot: Tiedot kerätään ensisijaisesti vaihtoehtoina ja henkilömäärinä ilman osallistujien nimiä. Varaajan ei tule kirjoittaa lisätietoihin osallistujien nimiä, diagnooseja tai muita tarpeettomia terveystietoja. Jos tieto on poikkeuksellisesti yhdistettävä tiettyyn henkilöön, Meeting Park varmistaa ennen käsittelyä erillisen lainmukaisen perusteen, kuten kyseisen henkilön nimenomaisen suostumuksen.
4.3 Käyttäjätilin tiedot
Käyttäjätilien rekisteröinti ei ole tällä hetkellä käytössä. Kun käyttäjätilit otetaan käyttöön MeetingBooking-järjestelmässä, tilillä voidaan käsitellä:
- nimeä, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa;
- käyttäjätunnusta, salasanan suojattua tarkistustietoa ja käyttöoikeuksia;
- palvelun kielivalintaa ja mahdollista uutiskirjetilausta; sekä
- kirjautumis- ja muutostapahtumien ajankohtia.
Salasanoja ei säilytetä selväkielisinä.
4.4 Asiakaspalvelu- ja viestintätiedot
- lähettäjän yhteystiedot;
- viestin aihe, sisältö ja ajankohta;
- Meeting Parkin vastaukset; sekä
- reklamaatioon tai tietosuojapyyntöön liittyvät tarpeelliset tiedot.
Asiakaspalvelun tikettijärjestelmässä käsitellään vain sähköposteja. Sinne ei siirretä muita varausjärjestelmän tietoja, elleivät tiedot sisälly asiakkaan viestiin tai ole välttämättömiä kyseisen asian ratkaisemiseksi.
4.5 Verkkopalvelun tekniset tiedot
- IP-osoite;
- selaimen, laitteen ja käyttöjärjestelmän perustiedot;
- sivupyynnöt, kirjautumiset ja muut tekniset tapahtumat;
- tapahtuman ajankohta sekä käytetty toiminto; ja
- tietoturva- ja virhelokit.
4.6 Uutiskirje- ja suostumustiedot
- sähköpostiosoite;
- valittu uutiskirje ja kieli;
- tilauksen ja peruutuksen ajankohta ja lähde; sekä
- suostumuksen tai markkinointikiellon osoittamiseksi tarvittavat tiedot.
Meeting Park ei seuraa vastaanottajakohtaisesti uutiskirjeiden avaamista eikä viesteissä olevien linkkien napsautuksia.
5. Miksi käsittelemme tietoja ja mihin käsittely perustuu?
| Tarkoitus | Käsittelyn peruste |
|---|---|
| Varausten vastaanottaminen, välittäminen nimetylle palveluntarjoajalle, vahvistaminen ja hallinta | Meeting Parkin, asiakkaan ja palveluntarjoajan oikeutettu etu toteuttaa asiakkaan pyytämä varaus. Jos Meeting Park Group Oy on itse sopimuksen osapuoli, käsittely voi perustua myös sopimukseen tai asiakkaan pyytämiin sopimusta edeltäviin toimiin. |
| Käyttäjätilin ja asiakkaan pyytämien verkkopalvelutoimintojen tarjoaminen | Sopimus tai asiakkaan pyytämät sopimusta edeltävät toimet sekä oikeutettu etu palvelun turvalliseen ylläpitoon. |
| Asiakaspalvelu, yhteydenottoihin vastaaminen ja reklamaatiot | Sopimus silloin, kun asia liittyy sopimukseen, sekä Meeting Parkin ja asiakkaan oikeutettu etu hoitaa asiakassuhdetta ja selvittää yhteydenottoja. |
| Yritysasiakkuuksien ja puitesopimusten hallinta | Sopimus sekä Meeting Parkin ja yritysasiakkaan oikeutettu etu hoitaa asiakassuhdetta. |
| Verkkopalvelun turvallisuus, väärinkäytösten ehkäiseminen ja virheiden selvittäminen | Meeting Parkin, asiakkaiden ja palveluntarjoajien oikeutettu etu suojata palvelua, henkilötietoja ja sopimussuhteita. |
| Lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen | Meeting Parkia koskeva lakisääteinen velvoite. |
| Oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai puolustaminen | Meeting Parkin oikeutettu etu oikeuksiensa turvaamiseen. |
| Uutiskirje henkilölle tai henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen | Vastaanottajan suostumus. |
| Tehtävään liittyvä yritysmarkkinointi yhteisön osoitteeseen tai yrityksen yhteyshenkilölle lain sallimissa tilanteissa | Meeting Parkin oikeutettu etu markkinoida yrityspalvelujaan. Vastaanottaja voi aina kieltää markkinoinnin helposti ja maksutta. |
| Henkilöön yhdistettävä erityisruokavalio-, allergia- tai muu terveystieto | Kyseisen henkilön nimenomainen suostumus tai muu ennen käsittelyä varmistettu tietosuoja-asetuksen mukainen peruste. |
Oikeutettu etu tarkoittaa tässä asiakkaan pyytämän varauksen ja asiakassuhteen hoitamista sekä verkkopalvelun ja siihen tallennettujen tietojen suojaamista. Meeting Park arvioi käsittelyn tarpeellisuuden ja sen vaikutukset rekisteröityihin. Henkilö voi tietyissä tilanteissa vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
6. Mistä saamme tiedot?
Saamme henkilötietoja:
- henkilöltä itseltään verkkolomakkeella, käyttäjätililtä, sähköpostitse tai puhelimitse;
- yritykseltä tai yhteisöltä, jonka puolesta varaus tehdään;
- toiselta varaukseen liittyvältä yhteyshenkilöltä;
- varausvahvistuksessa nimetyltä palveluntarjoajalta, kun tieto on tarpeen varauksen tai asiakaspalvelun hoitamiseksi; sekä
- automaattisesti verkkopalvelun teknisestä käytöstä ja välttämättömistä evästeistä.
Jos varaaja antaa Meeting Parkille toisen henkilön yhteystietoja, hänen tulee huolehtia siitä, että tietojen antamiseen on asianmukainen peruste ja että henkilö saa tiedon tästä tietosuojakäytännöstä.
7. Mitkä tiedot ovat pakollisia?
Varauslomakkeella pakollisiksi merkityt tiedot tarvitaan varauksen käsittelyyn ja palvelun toteuttamiseen. Ilman niitä varausta ei välttämättä voida käsitellä tai vahvistaa.
Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista, ellei tietoa tarvita asiakkaan pyytämän erityisjärjestelyn turvalliseen toteuttamiseen.
8. Kenelle tietoja annetaan?
Meeting Park antaa henkilötietoja vain tarpeellisessa laajuudessa seuraaville tahoille:
- Varauksessa nimetty palveluntarjoaja. Varaustiedot välitetään palveluntarjoajalle, jonka asiakas näkee tilaan tai palveluun tutustuessaan ja joka nimetään varausvahvistuksessa.
- Meeting Parkin tekniset palveluntarjoajat. Esimerkiksi palvelin-, sähköposti-, uutiskirje-, varausjärjestelmä-, varmuuskopiointi-, tietoturva- ja IT-tukipalvelujen tarjoajat voivat käsitellä tietoja Meeting Parkin lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti.
- Ammatilliset neuvonantajat. Esimerkiksi tilintarkastaja, kirjanpitäjä tai lakimies voi saada tehtävässään välttämättömiä tietoja salassapitovelvollisena.
- Viranomaiset ja muut laissa määrätyt vastaanottajat. Tietoja voidaan antaa, jos laki, tuomioistuimen päätös tai toimivaltaisen viranomaisen määräys sitä edellyttää.
Meeting Park ei anna varaustietoja muille tiloja tai palveluja tarjoaville yrityksille niiden omaa markkinointia varten. Henkilötietoja ei myydä eikä vuokrata.
Ajantasaisia lisätietoja Meeting Parkin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä saa pyytämällä osoitteesta support@meetingpark.fi.
9. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Meeting Park pyrkii käyttämään palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja EU:ssa tai Euroopan talousalueella. Jotkin tekniset palveluntarjoajat tai niiden alihankkijat voivat kuitenkin käsitellä tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Tällöin Meeting Park käyttää tietosuoja-asetuksen mukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Tarvittaessa käytetään myös täydentäviä suojatoimia. Lisätietoja siirroista ja suojatoimista voi pyytää osoitteesta support@meetingpark.fi.
10. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä käytännössä kuvattuihin tarkoituksiin tai laki edellyttää.
| Tietoryhmä | Tavallinen säilytysaika |
|---|---|
| Varaajan, vieraan ja muun tilaisuuden yhteyshenkilön tiedot, varaushistoria ja varaukseen liittyvä viestintä | 36 kuukautta tapahtuman päättymisestä. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos keskeneräinen reklamaatio, saatava tai oikeudellinen vaatimus sitä edellyttää. |
| Erityisruokavalio- ja allergiatiedot | 30 päivää tapahtuman päättymisestä. Tiedot poistetaan erillään muusta varaushistoriasta. |
| Yhteydenotto, joka ei johda varaukseen tai asiakkuuteen | 12 kuukautta asian päättymisestä. |
| Yritysasiakkuuden tai puitesopimuksen yhteyshenkilötiedot | Asiakassuhteen tai tehtävän ajan ja 36 kuukautta viimeisen varauksen tai asiakassuhteen päättymisestä sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhempi. |
| Käyttäjätili | Käytön ajan ja 36 kuukautta viimeisestä tilin käytöstä tai viimeisen varauksen päättymisestä sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhempi. Tämän jälkeen tili poistetaan tai tunnistetiedot anonymisoidaan, ellei säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta. |
| Verkkopalvelun tietoturva- ja tapahtumalokit | 12 kuukautta, ellei tietoturvapoikkeaman selvittäminen tai oikeudellinen vaatimus edellytä pidempää säilytystä. |
| Uutiskirjeen aktiivinen tilaustieto | Tilauksen voimassaolon ajan. Yhden uutiskirjeen peruminen lopettaa kyseisen uutiskirjeen, mutta ei muita henkilön tilaamia uutiskirjeitä. |
| Kaikkien uutiskirjeiden perumisen jälkeen säilytettävä vähimmäistieto | Lähettäminen lopetetaan heti. Sähköpostiosoite, luettelotieto sekä suostumuksen ja sen peruuttamisen osoittamiseksi tarvittavat tiedot säilytetään kolme vuotta. Muut profiili-, seuranta- ja lähetystiedot poistetaan. Kolmen vuoden jälkeen myös vähimmäistiedot poistetaan, ellei markkinointikiellon noudattaminen tai muu lainmukainen peruste edellytä rajatun estotiedon säilyttämistä. |
| Suostumusta koskeva todiste muissa tilanteissa | Suostumuksen voimassaolon ajan ja kolme vuotta sen peruuttamisesta tai päättymisestä. |
| Meeting Park Group Oy:n kirjanpitoaineistoon kuuluvat tiedot | Kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tositteita ja muuta liiketapahtumia koskevaa aineistoa säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätöstä ja kirjanpitoja säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. |
Kun säilytysaika päättyy, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Varmuuskopioissa olevat tiedot poistuvat varmuuskopioiden normaalin kierron mukana. Jos varmuuskopio palautetaan, säilytysajan perusteella jo poistetut tiedot poistetaan uudelleen eikä niitä oteta muuhun käyttöön.
11. Uutiskirjeet
Meeting Park lähettää suomen- ja englanninkielistä uutiskirjettä tavallisesti 1–3 kertaa vuodessa. Uutiskirje voi sisältää tietoa esimerkiksi uusista toimipisteistä ja tarjouksista.
Varauksen tekeminen ei lisää henkilöä uutiskirjeen tilaajaksi. Henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin lähetettävä uutiskirje tilataan erikseen. Jokaisessa uutiskirjeessä on helppo ja maksuton peruutusmahdollisuus.
Tilauksen peruminen koskee sitä uutiskirjettä, jonka henkilö peruu. Jos henkilö on tilannut sekä suomen- että englanninkielisen uutiskirjeen, hän voi perua ne erikseen. Kun kaikki tilaukset on peruttu, uutiskirjeiden lähettäminen loppuu heti.
Meeting Park käyttää uutiskirjeiden tilausten hallintaan AcyMailing-järjestelmää. Meeting Park ei seuraa vastaanottajakohtaisesti viestien avaamista eikä viesteissä olevien linkkien napsautuksia.
12. Evästeet ja analytiikka
Meeting Park käyttää tällä hetkellä vain Internet-palvelun julkaisujärjestelmän ja verkkopalvelun teknisen toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Niitä tarvitaan esimerkiksi selainistunnon ylläpitämiseen, tietoturvaan ja käyttäjän pyytämän toiminnon toteuttamiseen. Välttämättömät evästeet eivät edellytä käyttäjän suostumusta.
| Eväste | Käyttötarkoitus | Asettaja | Voimassaolo |
|---|---|---|---|
| Internet-palvelun istuntoeväste, jonka tekninen nimi voi muuttua | Sivuston istunnon ylläpito ja tekninen tietoturva | Meeting Park | Selainistunnon ajan |
Meeting Park ei tällä hetkellä käytä Google Analyticsia eikä muita analytiikka-, personointi- tai markkinointievästeitä.
Käytössä olevat evästeet tarkistetaan, kun uusi varausjärjestelmä ja käyttäjätilit otetaan käyttöön. Jos Meeting Park ottaa myöhemmin käyttöön muita kuin välttämättömiä evästeitä tai vastaavia tekniikoita, tästä käytännöstä ja evästetiedoista päivitetään uusi versio ennen käyttöönottoa. Muita kuin välttämättömiä evästeitä ei aseteta ennen käyttäjän suostumusta. Niiden hyväksymisen ja hylkäämisen tulee olla yhtä helppoa, ja käyttäjän on voitava muuttaa valintojaan myöhemmin.
13. Miten suojaamme tiedot?
Meeting Park suojaa henkilötietoja niiden käsittelyyn liittyvien riskien mukaisilla toimilla. Näitä ovat esimerkiksi:
- salattu verkkoyhteys;
- käyttöoikeuksien rajaaminen vain niitä tarvitseville;
- käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeuksien tarkistaminen;
- järjestelmien päivitykset, lokitus ja varmuuskopiointi;
- palveluntarjoajien huolellinen valinta ja sopimusvelvoitteet; sekä
- menettelyt tietoturvapoikkeamien varalle.
Henkilötietoihin pääsevät vain ne henkilöt, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.
14. Automaattinen varausvahvistus
MeetingBooking voi tarkistaa tilan saatavuuden ja varausehtojen täyttymisen, tallentaa varauksen, vahvistaa sen ja lähettää varausvahvistuksen automaattisesti.
Kyse on asiakkaan pyytämän varauksen sääntöperusteisesta toteuttamisesta. Meeting Park ei profiloi henkilöitä eikä tee henkilötietojen perusteella sellaisia täysin automaattisia päätöksiä, joilla olisi henkilöön kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
15. Omat oikeutesi
Tilanteesta ja käsittelyn perusteesta riippuen sinulla on oikeus:
- saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja saada jäljennös tiedoista;
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista;
- pyytää tietojen poistamista;
- pyytää käsittelyn rajoittamista;
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;
- vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa;
- saada itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos oikeuden edellytykset täyttyvät; sekä
- peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä ennen suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Tietojen poistamista tai muuta oikeutta voidaan rajoittaa, jos laki, oikeudellinen vaatimus tai muu tietosuoja-asetuksessa säädetty peruste edellyttää tietojen käsittelyä.
16. Näin käytät oikeuksiasi
Lähetä pyyntö sähköpostitse osoitteeseen support@meetingpark.fi tai postitse osoitteeseen:
Meeting Park Group OyTietosuoja-asiat
PL 275
00101 Helsinki
Voimme pyytää tarpeellisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Emme pyydä enempää tietoja kuin varmistaminen edellyttää.
Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa. Monimutkaisessa asiassa määräaikaa voidaan jatkaa tietosuoja-asetuksen sallimalla tavalla. Ilmoitamme jatkamisesta ja sen syystä.
Oikeuksien käyttäminen on yleensä maksutonta. Ilmeisen perusteettomasta tai kohtuuttoman usein toistuvasta pyynnöstä voidaan periä lain sallima kohtuullinen maksu tai pyynnöstä voidaan kieltäytyä.
17. Oikeus tehdä valitus
Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, voit tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto:
Tee ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle
Voit myös ottaa ensin yhteyttä Meeting Parkiin, jotta voimme yrittää selvittää asian.
18. Muutokset tähän käytäntöön
Meeting Park päivittää tätä tietosuojakäytäntöä, jos henkilötietojen käsittely, palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Sivun alussa ilmoitetaan version päivämäärä.
Olennaisista muutoksista kerrotaan tilanteeseen sopivalla tavalla esimerkiksi verkkopalvelussa tai sähköpostitse niille henkilöille, joita muutos koskee.
